後援会入会はがき・紹介シートは適切に扱うべき！事前準備と受取り後の業務とは

政治活動をするうえで欠かせないのが後援会です。

あなたの政治活動を支えたいと考えてくださった方を大切にする意味でも、入会希望者が扱いやすい後援会入会はがきを準備し、受け取った後は適切に扱う必要があります。

本記事では、「後援会入会はがきに関する準備」や「後援会入会はがき・紹介シートが届いた後の業務」について解説します。

最後にポイントをまとめましたので、ぜひ目を通してみてください。

※本記事は、選挙プランナー松田馨氏の著書『地方選挙必勝の手引（増補改訂版）』（2022年9月30日発刊）の内容を、許可を得たうえで使用・引用しております。

後援会の入会はがきに関する準備

後援会の入会はがきに関する「事前準備」と「作成におけるポイント」をお伝えします。

「料金受取人払」の手続きがおすすめ

後援会の入会はがきについては、リーフレットの紙面と一体化させる場合と、別刷りで挟み込む場合があります。

どちらにせよ「料金受取人払」の手続きをしておくことをおすすめします。

料金受取人払とは、郵便局のサービスの一つです。

このサービスを利用することにより投函する側は切手不要で送ることができます。

手続きは本局など限られた郵便局でしかできないので、まずは最寄りの郵便局にお問い合わせください。

後援会の入会はがきを作成するポイント

後援会の入会はがきには、入会者自身の情報を記入する欄と紹介者の欄を設けるのが一般的です。

しかし最近は、個人情報保護への意識の高まりとともに、紹介者欄へはあまり記入をしていただけなくなっています。

そのため、入会者の方が書きやすいように記入欄を少し大きくしたり、数字やフリガナなどが読みやすくなるように工夫をしたりするのも一つのアイデアです。

また、個人情報保護法の観点から、「ご記入いただいた個人情報は、本会の規約に定める政治活動目的の範囲でのみ使用します。それ以外の第三者への提供は致しません。」などの注意書きも記載しましょう。

入会はがきや紹介シートが届いたら

入会はがきや紹介シートは、事務所に届いた後コピーをするか、スキャニングをしてバックアップを取り、原本は個人情報保護の観点からも大切に保管をしましょう。

入会してくださった方に対しては、すぐにお礼の電話かお手紙を送るといった働きかけが効果的です。

今後の活用のために、パソコンへの入力などデータ化することも忘れずに進めてください。

入会はがきや紹介シートの入力は、ボランティアの方にお願いする事務所が多いのですが、個人的にはあまりおすすめしません。

入力に時間がかかってしまう、名前の入力ミスがある等の問題もありますし、支持者や票が増える作業ではないからです。

入会はがきや紹介シートは、ある程度数が溜まったところで業者に入力を依頼するという選択肢があります。

一定のコストはかかりますが、ダブルチェック等もしてくれますので入力ミスは少なくなります。

単純作業は業者に外注することで、ボランティアの方があなたの支持を広げる活動に専念できるようになるのは大きなメリットです。

後援会入会はがき・紹介シートについてのポイント

• 料金受取人払いの手続きは早めに済ませておく
• 個人情報保護法の観点から情報の取り扱い注意書きを記載
• 入会はがきや紹介シートの入力は一定のコストはかかるが、単純作業は業者に外注するのがおすすめ